Como escoger un proveedor de software

Existen muchas variantes a tener en cuenta y equivocarte no es solo derrochar dinero, sino una gran pérdida de tu tiempo, por eso escoger el mejor proveedor de software sigue siendo una tarea complicada.

Lo primero es probar bien el producto que requiere tu empresa y si estas convencido de que es lo que necesitas es el momento de averiguar si acertarás con el proveedor.

Valoración económica

Este suele ser el principal criterio para la elección de un proveedor de software, por tanto tienes que buscar el software más apropiado para tu tamaño de negocio, a un precio razonable, y recuerda que no siempre lo más caro es lo mejor.

Hay aplicaciones que te piden un desembolso fuerte de entrada “la compra», y después tienes que abonar un mantenimiento periódico, pero cada vez hay más proveedores que usan el sistema de pago solo por servicios, es decir, no compras la aplicación.

Que tenga experiencia en mi sector

Es un plus añadido cuando el proveedor conoce en profundidad tu sector, significa que tiene años de experiencia en instalaciones y soporte en tu rama.

Si no encuentras un software específico de tu sector, busca un software de una rama similar que se asemeje al tuyo, siempre será mejor que un estándar que tendrá muchas carencias.

Pero si tu sector es muy particular, intenta buscar un software lo más flexible posible, por ejemplo, que permita crear campos nuevos que se puedan incluir en fichas, rejillas, búsquedas y listados.

Capacidad para ofrecer un buen soporte

Una vez valorado el producto, antes de tomar la decisión final, es recomendable comprobar su fiabilidad en el servicio postventa.

Los puntos que recomendamos comprobar son siguientes:

– ¿Cuántos años tiene de antigüedad? Hay empresas de nueva creación que empiezan fuerte, pero hay otras que disponen de pocos recursos y la posibilidad de desaparecer es alta.

– Concreta el tipo de soporte que ofrece. ¿Solo por email o incluye consultas telefónicas? Dependerá de tus necesidades y complejidad del producto adquirido.

– ¿Incluye una conexión remota con sus clientes para resolver los asuntos más complicados? Esta opción es muy interesante, la resolución de ciertas dudas mediante control remoto es mucho más rápida y clara, sobre todo si tu proveedor no es de tu zona.

– ¿Dispone de suficiente personal? Si tu proveedor es muy pequeño o es un autónomo, te será más difícil acceder al soporte.

Referencias de otros clientes

Puedes consultar en la web del proveedor si hace referencia a algunos de sus clientes, verifica que sus clientes son de un tamaño similar al tuyo y si es posible, comprueba que sean de tu sector.

Si otras empresas como la tuya lo usan hace años, significará que es una herramienta funcional y te dará mas confianza en el producto.

Importación de los datos de tu antiguo proveedor

Tu nuevo proveedor debe estar dispuesto a ayudarte con la importación de datos de tu anterior aplicación, al menos con los mas importantes como clientes, proveedores y artículos.

Revisa por tanto que la nueva aplicación disponga de herramientas de importación, al menos en formato EXCEL, de esta forma ahorras muchas horas de trabajo.

¿Permite programación a medida?

La mayoría de los proveedores nos venden paquetes cerrados, sin posibilidad de cambio alguno, aunque normalmente si la aplicación es bastante parametrizable, la podremos adaptar a las peculiaridades de nuestro negocio.

Por otro lado, los proveedores que permiten programación a medida podrían sacarte de la versión estándar para incluir tú programación, que es la recibe actualizaciones y te quedarías estancado.

Algunos proveedores permiten pequeñas programaciones bajo presupuesto, pero sin salir del estándar, readaptando la configuración del programa a tus necesidades.

Lo qué si puedes solicitar a casi todos, es programación a medida sobre diseños de documentos y listados impresos que, y aunque tú mismo puedes rediseñarlos, algunas veces por falta de tiempo, puedes trasladar este trabajo a tu proveedor.

Base de datos y evolución de la plataforma.

Aunque no seas un experto en informática, es conveniente que investigues el tipo de base de datos que te ofrece este proveedor. Para este trabajo puedes acudir al informático habitual que te realiza los trabajos en tu empresa.

Tu informático podrá averiguar el tipo de base de datos que podría ser algo lenta cuando vaya aumentado tu volumen de datos con los años. También podría ser un poco obsoleta y con poco futuro.

En ocasiones necesitas que otras aplicaciones lean tu base de datos para extraer información necesaria, así que pregunta si esta opción es posible.

Averigua cómo ha evolucionado el software, hay aplicaciones que apenas reciben correcciones, ni mejoras en años, siendo una clara señal de declive.

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