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CRM: la importancia de la comunicación con tus clientes

La gestión de las relaciones con clientes CRM; comunicación con tus clientes, te ayudará a organizar los acuerdos, negociaciones y toda clase de tareas que estén asociadas con nuestros clientes, empleados y proveedores.

Algunas empresas cometen el error de solo usar el CRM para su departamento comercial, dejando atrás el resto de su negocio, como es personal administrativo, departamento técnico, contactos con proveedores, etc.

Al hablar con un cliente es de gran ayuda conocer sus últimos asuntos con la empresa, cuando nos llamó, con quien hablo, que asuntos se trataron, que tareas tiene en marcha, etc.

No podemos interrogar a nuestro cliente continuamente, debemos conocer la mayor cantidad de información posible sobre sus asuntos, de esta forma, haremos sentir a nuestro cliente que tenemos todo bajo control y está perfectamente atendido. Y todo esto se consigue solo con un buen CRM.

Partes importantes de un CRM

Un buen CRM debe relacionar sus contactos (clientes, proveedores y empleados) con los siguientes apartados.

Llamadas

La mayoría de los contactos se realizan por teléfono, por tanto, anotar todas las llamas recibidas o realizadas es muy importante.

Es fundamental registrar como mínimo la fecha y hora, contacto, asunto y el estado de llamada, porque en ocasiones esta llamada puede ser desviada a un compañero que deberá gestionarla.

Tareas

Una llamada puede generar una tarea que puede estar destinada aún comercial, que esta plena negociación con un potencial, pero también pueden ser tareas administrativas, relacionadas con pedidos, servicios, etc.

La adjudicación de tareas debe ser muy ágil, recibiendo el usuario elegido una alarma, independientemente de su ubicación.

Alarmas

Que se puedan generar alarmas manuales para nosotros o asignarlas a otros compañeros, pero lo suyo es que se generen alarmas automáticas en la mayoría de los casos, por ejemplo, cuando entra una llamada destinada a otro compañero, o bien asignamos una tarea a otra persona, en estos casos las alertas deben ser automáticas.

Citas

Gestionar las diferentes reuniones, asignando citas con potenciales o clientes de forma ágil.

También es útil disponer de un planning visual de citas que se muestre en formato diario, semana o mensual. De esta forma nuestros comerciales o personal técnico podrá ser más eficaz y nosotros conocer la carga de trabajo de cada trabajador.

Correos

Son una comunicación más con tu cliente, proveedor o empleado, es importante registrar los correos. No solo los correos relacionados con llamadas, citas, etc. también los correos de tus presupuestos, pedidos, albaranes o facturas enviados desde tu aplicación.

SMS

Cada vez usamos menos los SMS, pero está demostrado que hacemos más caso a un SMS que a un correo, y si tu aplicación permite envíos de SMS para avisar de trabajos terminados, enviar avisos de pago de facturas, etc. estos deben estar relacionados con el CRM.

Incidencias

Cuando tengas algún problema con un cliente, proveedor o empleado, es muy útil registrar la incidencia, fecha, hora y como ha quedado el asunto.

Sugerencias

Las sugerencias pueden venir de nuestros clientes o empleados, y siempre te será muy útil gestionarlas y así mejorar algunos aspectos de tu negocio.

Relaciones del CRM

Los diferentes apartados de un CRM deben estar lo más relacionado posible, mejorando así la rapidez y atención con nuestros clientes.

Por ejemplo, una llamada debe permitir generar una tarea, alarma, incidencia, etc. de forma rápida, compartiendo toda la información necesaria.

Además, una tarea tendría que mostrar su relación pedidos, sirviéndonos de gran ayuda conocer su seguimiento.

¿Disponen todos los programas de un módulo CRM?

Algunas aplicaciones no disponen de un CRM o simplemente es muy limitado, como consecuencia muchas empresas acuden a aplicaciones externas que no están integradas con su ERP.

Software Treyder incorpora un completo CRM sin coste adicional, que te permitirá gestionar perfectamente la relación con tus clientes, empleados y proveedores.