Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control que acompaña a muchos transportes públicos de mercancías por carretera tiene que ser digital: un PDF generado por el programa de gestión, con su código QR y disponible durante cualquier inspección. El documento no desaparece y los datos son los de siempre; lo que cambia es cómo se genera, se entrega al conductor y se conserva. Te contamos qué cambia, sin convertirte en experto en normativa.
En resumen
- Qué es: el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), la versión digital obligatoria del documento de control del transporte.
- A quién afecta: al cargador contractual y al transportista efectivo en los transportes públicos de mercancías por carretera, con algunas exenciones.
- Desde cuándo: 5 de octubre de 2026.
- Qué tienes que hacer: comprobar que tu ERP genera el PDF con QR antes de cada servicio, lo deja accesible y lo conserva al menos un año.
Si tu empresa mueve mercancía por carretera, hay una fecha que conviene tener marcada: 5 de octubre de 2026. A partir de ese momento, el documento de control administrativo que ya acompaña a determinados transportes públicos de mercancías deberá gestionarse necesariamente en formato digital.
Y aquí aparece la pregunta lógica: «¿Tengo que cambiar por completo mi forma de trabajar?». En muchos casos, no. El verdadero reto no está en aprender una nueva burocracia, sino en que el software que utilizas sea capaz de generar y conservar correctamente el DeCA, con los requisitos técnicos que exige la normativa.
El DeCA convierte el documento de control del transporte en un proceso digital trazable. La idea clave es sencilla: el documento de control no desaparece. Lo que cambia es cómo se genera, se entrega al conductor, se consulta durante una inspección y se conserva.
En este artículo vamos a explicarte qué es, quién está obligado, qué información debe contener y, sobre todo, qué debe hacer un ERP para que el DeCA no termine convirtiéndose en otro proceso manual más:
- Qué es el DeCA y por qué aparece ahora
- La fecha clave: 5 de octubre de 2026
- Quién está obligado y qué transportes quedan fuera
- Qué información debe contener el DeCA
- Qué debe ser capaz de hacer el ERP
- El DeCA ya está disponible en Treyder
- Qué puedes revisar desde ahora
Qué es el DeCA y por qué aparece ahora
El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo. No nace de la nada: el documento de control ya existe desde hace años para determinados transportes públicos de mercancías por carretera. Lo que hace la nueva regulación es llevar definitivamente ese documento al terreno digital.
Dos normas marcan el camino:
- La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible estableció que el documento debía pasar a ser necesariamente digital diez meses después de la entrada en vigor de la ley.
- Posteriormente, la Resolución de 5 de junio de 2026 concretó las características que deben cumplir tanto el propio documento como las aplicaciones informáticas que lo gestionan.
Por eso conviene distinguir dos cosas: una cosa es la información del transporte y otra, muy distinta, la forma técnica en que debe generarse y ponerse a disposición de una inspección. El DeCA une ambas.
En lenguaje de empresa: no se trata simplemente de guardar una copia en PDF de un documento que antes imprimías. El fichero debe nacer digitalmente desde los datos de la aplicación y cumplir unos requisitos concretos.
La fecha clave: 5 de octubre de 2026
La fecha práctica que debe tener en el calendario una empresa afectada es el 5 de octubre de 2026. Desde entonces, el documento de control administrativo deberá ser necesariamente digital en los servicios sometidos a esta obligación.
Eso significa que ya no es momento de empezar a preguntar qué es el DeCA. Si una empresa depende de un programa de gestión para organizar transportistas, expediciones, vehículos o documentos, lo sensato es comprobar cuanto antes que ese software está preparado.
Cuanto más integrado esté el proceso, menos se notará el cambio. Si los datos ya están dentro del ERP, el objetivo debería ser aprovecharlos para generar el documento sin volver a escribir información que la empresa ya tiene registrada.
Aviso: este artículo resume la normativa desde un punto de vista operativo. Si tu actividad presenta situaciones especiales, transporte internacional, mercancías sujetas a regulación específica o dudas sobre una exención, conviene revisarlo con un asesor especializado en transporte.
Quién está obligado y qué transportes quedan fuera
La Orden FOM/2861/2012 sitúa esta obligación en los transportes públicos de mercancías por carretera y exige formalizar el documento para cada envío en el que se materialice el correspondiente contrato de transporte.
Los dos sujetos principales obligados a formalizarlo son:
- El cargador contractual: quien contrata directamente el transporte.
- El transportista efectivo: quien lo realiza materialmente al amparo de la autorización correspondiente.
Pero no todos los movimientos de mercancía entran automáticamente en el mismo saco. La propia normativa contempla exenciones, entre ellas:
- Transportes para los que no sea obligatorio obtener previamente un título habilitante.
- Transportes de mudanza.
- Transporte de vehículos accidentados o averiados mediante vehículos especiales.
- Determinados servicios de paquetería y similares con pequeños bultos fácilmente manipulables.
Además, una carta de porte u otro documento ajustado a la normativa aplicable puede servir como documento de control si contiene todos los datos exigidos. Por eso no conviene decidir por intuición si «esto me afecta o no»: hay que mirar la operativa real.
Como resume un principio práctico de gestión: «La mejor digitalización es la que elimina pasos sin que el usuario tenga que pensar en la tecnología que hay detrás».
Qué información debe contener el DeCA
El contenido esencial no debería resultar extraño para una empresa que ya documenta correctamente sus transportes. Buena parte de la información suele existir en fichas de clientes, transportistas, vehículos, expediciones, albaranes o pedidos.
El documento debe incluir, al menos:
- Nombre o razón social, NIF y domicilio del cargador contractual.
- Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo.
- Lugar de origen y destino del envío.
- Naturaleza y peso de la mercancía transportada.
- Autorización especial de circulación, cuando sea necesaria.
- Fecha en la que se realiza el transporte.
- Matrícula del vehículo y, en conjuntos articulados, también la del remolque o semirremolque.
- Observaciones o reservas cuando los intervinientes soliciten incorporarlas.
Visto así, se entiende mejor dónde puede aportar valor un programa de gestión: si el dato ya existe, no tiene sentido volver a teclearlo para cumplir una obligación documental.
Qué debe ser capaz de hacer el ERP
Aquí está la parte que más interesa desde el punto de vista del software. La normativa no se limita a decir «haz un PDF». Establece una serie de condiciones para que el documento electrónico pueda considerarse válido y esté disponible durante una inspección.
El fichero: un PDF nativo digital
La aplicación debe ser capaz de transformar los datos estructurados en un PDF nativo digital, siempre antes del inicio efectivo del servicio. El fichero no puede superar los 5 MB y debe registrar como metadatos la fecha y hora de creación y, cuando exista, la fecha y hora de modificación.
El detalle que suele pasar desapercibido: un PDF escaneado no sirve como DeCA. La resolución exige que el fichero sea generado de forma nativa digital a partir de los datos estructurados de la aplicación.
El acceso: QR, dirección única y descarga directa
Además, cada documento debe:
- Incluir un código QR dentro del propio PDF.
- Tener una URL única y específica. Como alternativa, el cliente podrá indicar una ubicación de almacenamiento de su propiedad —por ejemplo, Google Drive, OneDrive u otro servicio compatible— donde el software guardará automáticamente el PDF mediante sincronización, manteniendo así el documento disponible dentro de la infraestructura elegida por la propia empresa.
- Utilizar HTTPS con TLS 1.2 o superior.
- Permitir la descarga directa del PDF durante el servicio, sin pantallas de acceso, credenciales ni botones intermedios.
- Estar almacenado en un repositorio que garantice su disponibilidad.
- Conservarse durante al menos un año por los sujetos obligados.
Los cambios durante el transporte
También debe existir trazabilidad cuando cambien datos durante el transporte. Hay dos opciones:
- Modificar el PDF conservando la información anterior como no válida.
- Generar uno nuevo; en este caso se conserva el original.
En cualquiera de las dos opciones, el conductor debe recibir el documento actualizado.
Conviene pensar en los cambios de última hora. Un vehículo puede averiarse, cambiar una matrícula, modificarse un dato del envío o surgir una circunstancia que obligue a actualizar la información. La resolución prevé expresamente estas situaciones y exige que la modificación quede trazada.
Por eso un sistema preparado para el DeCA no solo debe «emitir», sino también gestionar correctamente lo que ocurre después de emitir.
Qué lleva el conductor
El conductor puede portar una copia electrónica en un dispositivo móvil o una copia impresa. En ambos casos debe aparecer el QR, que permitirá a los agentes acceder al documento durante una inspección.
Imagina una distribuidora que prepara por la mañana cinco expediciones para distintos clientes. Hasta ahora puede que administración genere el documento, lo imprima y lo entregue junto con el resto de papeles.
Con el DeCA, el proceso ideal es más directo: el ERP recoge los datos de la expedición, genera el PDF conforme a la norma, crea su acceso mediante QR y deja el documento disponible para el conductor antes de salir. La obligación es nueva en su forma digital, pero no debería obligarte a duplicar trabajo.
El DeCA ya está disponible en Treyder
En Software Treyder ya hemos incorporado el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) en la última versión de nuestro ERP, para que las empresas que necesiten utilizarlo puedan gestionarlo desde su entorno habitual de trabajo.
La idea es precisamente evitar ese escenario tan conocido de las pymes: abrir una aplicación para facturar, otra para preparar el transporte y una tercera para cumplir una obligación administrativa. Aquí es donde un ERP bien integrado marca la diferencia, porque puede aprovechar la información que ya existe en la gestión diaria y convertirla en el documento requerido.
En muchos casos, estos datos ya forman parte del circuito habitual de la empresa:
- Clientes y transportistas.
- Mercancías.
- Matrículas.
- Fechas, origen y destino.
El objetivo es que la nueva obligación se incorpore a ese circuito y no al revés.
La normativa cambia; tu forma de trabajar no debería complicarse por ello. Esa es la filosofía con la que hemos abordado esta adaptación.
Qué puedes revisar desde ahora
No hace falta montar un proyecto enorme para empezar a prepararse. Hay varias comprobaciones sencillas que una pyme puede hacer desde ahora y que evitarán prisas y sorpresas en la primera inspección:
- Identificar qué servicios de transporte realiza la empresa y cuáles están sujetos al documento de control.
- Revisar que los datos fiscales de cargadores y transportistas estén completos.
- Comprobar que las matrículas y datos de vehículos se mantienen actualizados.
- Revisar de dónde salen actualmente el origen, destino, peso y naturaleza de la mercancía.
- Confirmar con el proveedor del ERP si ya incorpora el DeCA y cómo lo hace.
- Explicar a administración, logística y conductores cómo se entregará y mostrará el documento.
A corto plazo, estas revisiones sirven para detectar huecos de información. A largo plazo, ayudan a que la empresa tenga un circuito de transporte mejor documentado, más trazable y con menos tareas manuales.
Simula una inspección
Hay otro ejercicio muy útil: simular una inspección. Pregúntate qué pasaría si mañana un agente solicitara el documento durante el trayecto:
- ¿El conductor sabría dónde encontrarlo?
- ¿Podría mostrar el QR desde el móvil?
- ¿Funcionaría el enlace sin pedir usuario y contraseña?
Este pequeño ensayo permite detectar problemas que sobre el papel parecen menores, pero que en carretera pueden convertirse en una pérdida de tiempo.
No olvides a las personas
La tecnología puede resolver casi todo el circuito, pero administración y conductores deben conocer dos o tres reglas básicas:
- Cuándo tiene que estar generado.
- Dónde encontrarlo.
- Qué hacer si cambia algún dato.
No hace falta impartir un curso de legislación. Hace falta que cada persona sepa qué debe hacer en el momento en que le toca intervenir.
El DeCA, de un vistazo
| Aspecto | Qué debes saber | Cuándo actuar |
|---|---|---|
| Fecha de obligatoriedad | 5 de octubre de 2026 | Ahora |
| Ámbito principal | Transporte público de mercancías por carretera sujeto al documento de control | Ahora |
| Formato | PDF nativo digital, máximo 5 MB | ERP |
| Acceso | QR + URL HTTPS única con descarga directa | ERP |
| Generación | Antes del inicio efectivo del servicio | Proceso |
| Conductor | Copia digital o impresa con QR | Operativa |
| Conservación | Al menos un año | Continuo |
| Treyder | Disponible en la última versión del ERP | Actualizar |
De la obligación al proceso cotidiano
El DeCA puede sonar a una nueva capa de burocracia, pero el cambio tiene una lectura mucho más sencilla: un documento que ya existía pasa a gestionarse de forma digital y con unas reglas técnicas comunes.
Para una pyme, la diferencia entre que esto sea una molestia o un trámite casi transparente estará, en buena parte, en cómo lo resuelva su software. Si los datos están bien organizados y el ERP se encarga de generar, almacenar y poner a disposición el documento, el usuario no debería tener que convertirse en especialista en formatos, URLs o códigos QR.
Por eso nuestro consejo es empezar por lo básico:
- Comprueba si tus transportes están afectados.
- Revisa la calidad de los datos que ya manejas.
- Asegúrate de que tu aplicación de gestión está preparada: la obligación rige desde el 5 de octubre de 2026.
Y si te queda alguna duda sobre cómo encaja el DeCA en tu operativa, déjanos tu pregunta. Seguramente no seas el único que se la está haciendo.
Preguntas frecuentes
¿Me sirve escanear el documento de control que ya imprimo?
No. Un PDF escaneado no es un DeCA válido. El fichero tiene que generarse de forma nativa digital a partir de los datos de la aplicación, con su código QR y sin superar los 5 MB.
¿El conductor tiene que llevarlo en el móvil?
Puede llevarlo en el móvil o en papel. Lo que no puede faltar es el código QR, que es lo que permite a los agentes abrir el documento durante una inspección sin usuario ni contraseña.
¿Qué pasa si el camión se avería y cambia la matrícula a mitad de viaje?
Se modifica el PDF dejando la información anterior marcada como no válida, o se genera uno nuevo conservando el original. En los dos casos, el conductor tiene que recibir el documento actualizado.
¿Una carta de porte sirve como documento de control?
Sí, siempre que se ajuste a la normativa aplicable y contenga todos los datos exigidos: cargador, transportista, origen y destino, mercancía y peso, fecha y matrículas.
¿Cuánto tiempo hay que guardar cada DeCA?
Al menos un año, en un repositorio que garantice que el documento sigue disponible.
Fuentes oficiales consultadas
- Resolución de 5 de junio de 2026 sobre sistemas y documentos electrónicos de control administrativo.
- Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible.
- Orden FOM/2861/2012, texto consolidado actualizado en 2026.
El DeCA ya es obligatorio, y con Treyder ya lo tienes en tu ERP. Lo hemos incorporado en la última versión para ayudarte a cumplirlo dentro de tu circuito habitual. Conoce treyFACT.