El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo. No nace de la nada: el documento de control ya existe desde hace años para determinados transportes públicos de mercancías por carretera. Lo que hace la nueva regulación es llevar definitivamente ese documento al terreno digital.

La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible estableció que el documento debía pasar a ser necesariamente digital diez meses después de la entrada en vigor de la ley. Posteriormente, la Resolución de 5 de junio de 2026 concretó las características que deben cumplir tanto el propio documento como las aplicaciones informáticas que lo gestionan.

Por eso conviene distinguir dos cosas: una cosa es la información del transporte y otra, muy distinta, la forma técnica en que debe generarse y ponerse a disposición de una inspección. El DeCA une ambas.

La fecha práctica que debe tener en el calendario una empresa afectada es el 5 de octubre de 2026. Desde entonces, el documento de control administrativo deberá ser necesariamente digital en los servicios sometidos a esta obligación.

Eso significa que septiembre no debería ser el mes para empezar a preguntar qué es el DeCA. Si una empresa depende de un programa de gestión para organizar transportistas, expediciones, vehículos o documentos, lo sensato es comprobar con antelación que ese software estará preparado.

Cuanto más integrado esté el proceso, menos se notará el cambio. Si los datos ya están dentro del ERP, el objetivo debería ser aprovecharlos para generar el documento sin volver a escribir información que la empresa ya tiene registrada.

La Orden FOM/2861/2012 sitúa esta obligación en los transportes públicos de mercancías por carretera y exige formalizar el documento para cada envío en el que se materialice el correspondiente contrato de transporte.

Los dos sujetos principales obligados a formalizarlo son el cargador contractual y el transportista efectivo. Dicho de forma sencilla: quien contrata directamente el transporte y quien lo realiza materialmente al amparo de la autorización correspondiente.

Pero no todos los movimientos de mercancía entran automáticamente en el mismo saco. La propia normativa contempla exenciones, entre ellas:

• Transportes para los que no sea obligatorio obtener previamente un título habilitante.
• Transportes de mudanza.
• Transporte de vehículos accidentados o averiados mediante vehículos especiales.
• Determinados servicios de paquetería y similares con pequeños bultos fácilmente manipulables.

Además, una carta de porte u otro documento ajustado a la normativa aplicable puede servir como documento de control si contiene todos los datos exigidos. Por eso no conviene decidir por intuición si “esto me afecta o no”: hay que mirar la operativa real.

El contenido esencial no debería resultar extraño para una empresa que ya documenta correctamente sus transportes. Buena parte de la información suele existir en fichas de clientes, transportistas, vehículos, expediciones, albaranes o pedidos.

El documento debe incluir, al menos:

• Nombre o razón social, NIF y domicilio del cargador contractual.
• Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo.
• Lugar de origen y destino del envío.
• Naturaleza y peso de la mercancía transportada.
• Autorización especial de circulación, cuando sea necesaria.
• Fecha en la que se realiza el transporte.
• Matrícula del vehículo y, en conjuntos articulados, también la del remolque o semirremolque.
• Observaciones o reservas cuando los intervinientes soliciten incorporarlas.

Visto así, se entiende mejor dónde puede aportar valor un programa de gestión: si el dato ya existe, no tiene sentido volver a teclearlo para cumplir una obligación documental.

Aquí está la parte que más interesa desde el punto de vista del software. La normativa no se limita a decir “haz un PDF”. Establece una serie de condiciones para que el documento electrónico pueda considerarse válido y esté disponible durante una inspección.

La aplicación debe ser capaz de transformar los datos estructurados en un PDF nativo digital, siempre antes del inicio efectivo del servicio. El fichero no puede superar los 5 MB y debe registrar como metadatos la fecha y hora de creación y, cuando exista, la fecha y hora de modificación.

Además, cada documento debe:

• Incluir un código QR dentro del propio PDF.
• Tener una URL única y específica. Como alternativa, el cliente podrá indicar una ubicación de almacenamiento de su propiedad —por ejemplo, Google Drive, OneDrive u otro servicio compatible— donde el software guardará automáticamente el PDF mediante sincronización, manteniendo así el documento disponible dentro de la infraestructura elegida por la propia empresa.
• Utilizar HTTPS con TLS 1.2 o superior.
• Permitir la descarga directa del PDF durante el servicio, sin pantallas de acceso, credenciales ni botones intermedios.
• Estar almacenado en un repositorio que garantice su disponibilidad.
• Conservarse durante al menos un año por los sujetos obligados.

También debe existir trazabilidad cuando cambien datos durante el transporte. Puede modificarse el PDF conservando la información anterior como no válida, o generarse uno nuevo; en este último caso se conserva el original. En cualquiera de las dos opciones, el conductor debe recibir el documento actualizado.

¿Y qué lleva el conductor? Puede portar una copia electrónica en un dispositivo móvil o una copia impresa. En ambos casos debe aparecer el QR, que permitirá a los agentes acceder al documento durante una inspección.

Imagina una distribuidora que prepara por la mañana cinco expediciones para distintos clientes. Hasta ahora puede que administración genere el documento, lo imprima y lo entregue junto con el resto de papeles. Con el DeCA, el proceso ideal es más directo: el ERP recoge los datos de la expedición, genera el PDF conforme a la norma, crea su acceso mediante QR y deja el documento disponible para el conductor antes de salir. La obligación es nueva en su forma digital, pero no debería obligarte a duplicar trabajo.

También conviene pensar en los cambios de última hora. Un vehículo puede averiarse, cambiar una matrícula, modificarse un dato del envío o surgir una circunstancia que obligue a actualizar la información. La resolución prevé expresamente estas situaciones y exige que la modificación quede trazada. Por eso un sistema preparado para el DeCA no solo debe “emitir”, sino también gestionar correctamente lo que ocurre después de emitir.

En Software Treyder estamos preparando la incorporación del Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) en una próxima actualización de nuestro ERP, para que las empresas que necesiten utilizarlo puedan gestionarlo desde su entorno habitual de trabajo.

La idea es precisamente evitar ese escenario tan conocido de las pymes: abrir una aplicación para facturar, otra para preparar el transporte y una tercera para cumplir una obligación administrativa. Aquí es donde un ERP bien integrado marca la diferencia, porque puede aprovechar la información que ya existe en la gestión diaria y convertirla en el documento requerido.

Clientes, transportistas, mercancías, matrículas, fechas, origen y destino son datos que, en muchos casos, ya forman parte del circuito habitual de la empresa. El objetivo es que la nueva obligación se incorpore a ese circuito y no al revés.

La normativa cambia; tu forma de trabajar no debería complicarse por ello. Esa es la filosofía con la que estamos abordando esta adaptación.

No hace falta montar un proyecto enorme para empezar a prepararse. Hay varias comprobaciones sencillas que una pyme puede hacer desde ahora y que evitarán prisas cuando llegue octubre.

• Identificar qué servicios de transporte realiza la empresa y cuáles están sujetos al documento de control.
• Revisar que los datos fiscales de cargadores y transportistas estén completos.
• Comprobar que las matrículas y datos de vehículos se mantienen actualizados.
• Revisar de dónde salen actualmente el origen, destino, peso y naturaleza de la mercancía.
• Confirmar con el proveedor del ERP cómo incorporará el DeCA y cuándo estará disponible.
• Explicar a administración, logística y conductores cómo se entregará y mostrará el documento.

A corto plazo, estas revisiones sirven para detectar huecos de información. A largo plazo, ayudan a que la empresa tenga un circuito de transporte mejor documentado, más trazable y con menos tareas manuales.

Hay otro ejercicio muy útil: simular una inspección. Pregúntate qué pasaría si mañana un agente solicitara el documento durante el trayecto. ¿El conductor sabría dónde encontrarlo? ¿Podría mostrar el QR desde el móvil? ¿Funcionaría el enlace sin pedir usuario y contraseña? Este pequeño ensayo permite detectar problemas que sobre el papel parecen menores, pero que en carretera pueden convertirse en una pérdida de tiempo.

Y no olvides a las personas. La tecnología puede resolver casi todo el circuito, pero administración y conductores deben conocer dos o tres reglas básicas: cuándo tiene que estar generado, dónde encontrarlo y qué hacer si cambia algún dato. No hace falta impartir un curso de legislación. Hace falta que cada persona sepa qué debe hacer en el momento en que le toca intervenir.