La digitalización es imparable. Los negocios que no se adapten pronto a las nuevas tecnologías se quedarán atrás frente a la competencia. Uno de los grandes cambios que se avecinan es la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas para autónomos y pymes a partir de 2025, según lo establecido en la reciente Ley Crea y Crece.
En este blog compartiré todo lo que necesitas saber sobre la futura obligación de la factura electrónica en España. Desde los plazos, pasando por los requisitos y sanciones, hasta consejos prácticos para adaptarte sin problemas cuando llegue el momento.
¡Sigue leyendo y prepárate para la factura electrónica obligatoria!
¿Qué es la Ley Crea y Crece y por qué nace?
La Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, también llamada Ley Crea y Crece, es una reforma legislativa que entró en vigor en septiembre de 2022 con el objetivo de impulsar la creación de nuevas empresas y facilitar el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas (pymes) en España.
Esta ley introduce importantes medidas para fomentar el emprendimiento y ayudar a las pymes a ser más competitivas. Entre ellas se encuentra la futura obligación de emitir facturas electrónicas para autónomos y pymes en sus relaciones comerciales con otras empresas.
«La transformación digital es imparable. Los negocios que no se adapten pronto a las nuevas tecnologías se quedarán atrás frente a la competencia.»
Esta medida sobre la facturación electrónica entrará en vigor de forma gradual a partir de 2025, dando tiempo a las empresas a adaptarse.
Los objetivos que persigue la ley al hacer obligatoria la factura electrónica son:
- Mejorar la competitividad de las pymes mediante la digitalización.
- Reducir la morosidad entre empresas agilizando los procesos de facturación.
- Reducir los costes de las transacciones comerciales.
- Incrementar el control fiscal y la lucha contra el fraude.
- Fomentar el desarrollo de la economía digital.
Veamos más en detalle quiénes están obligados a cumplir con la nueva normativa y los plazos para adaptarse.
¿A quién afecta la obligación de la factura electrónica?
La obligación de emitir facturas electrónicas afectará a todos los autónomos y pymes (empresas con menos de 50 empleados) que emitan facturas a otras empresas dentro de España, independientemente de su volumen de facturación.
Quedan exentos de esta obligación los consumidores finales. Es decir, las facturas dirigidas a particulares sí se podrán seguir emitiendo en formato papel.
Por ejemplo:
- Un mecánico deberá emitir facturas electrónicas a otros negocios que sean sus clientes.
- Un restaurante podrá seguir emitiendo facturas en papel a sus clientes particulares.
- Una tienda online tendrá que facturar electrónicamente a otras empresas que le compren al por mayor.
Es decir, la factura electrónica será obligatoria en las relaciones comerciales entre empresas (B2B), pero no cuando se facture a consumidores finales (B2C).
Plazos para cumplir con la obligación de la factura electrónica
La obligación de emitir facturas electrónicas no entrará en vigor de la noche a la mañana, sino que habrá un periodo transitorio para que todas las empresas puedan adaptarse.
Los plazos para cumplir con esta obligación dependerán del volumen de facturación anual de cada empresa:
- Empresas que facturen más de 8 millones de euros al año: tendrán 1 año para adaptarse después de la entrada en vigor del reglamento de factura electrónica.
- Empresas que facturen menos de 8 millones de euros al año: dispondrán de 2 años tras la entrada en vigor del reglamento.
El reglamento con los detalles para la implementación de la factura electrónica obligatoria se espera que se apruebe durante 2023, no obstante en la fecha de publicación de este artículo, el 31 de octubre, la normativa aún no ha sido publicada.
Por lo tanto, las pymes y autónomos tendrán de plazo hasta 2025 para comenzar a emitir facturas electrónicas de forma obligatoria.
Veamos un ejemplo para entenderlo mejor:
| Tipo de empresa | Plazo para adaptarse | Fecha tope |
| Más de 8M €/año facturación | 1 año tras reglamento | Finales 2024 |
| Menos de 8M €/año facturación | 2 años tras reglamento | Finales 2025 |
Ten en cuenta que estos plazos pueden variar si se producen retrasos en la aprobación del reglamento. Lo importante es que las pymes tendrán como mínimo 2 años para adaptarse.
Requisitos de las facturas electrónicas obligatorias
Aunque el reglamento de factura electrónica aún está pendiente, la Ley Crea y Crece ya adelanta algunos de los requisitos legales que deberán cumplir las facturas electrónicas:
- Formato electrónico (no valdrán Word, Excel, PDFs, etc).
- Código identificativo alfanumérico único.
- Código QR interoperable.
- Frase «Factura verificable en la sede de la AEAT».
- Garantizar la integridad y autenticidad de los registros.
- Acceso digital gratuito para visualización y descarga.
Además, las facturas deberán ser emitidas por un software de facturación online certificado por la Agencia Tributaria. No valdrán programas sin certificación.
En resumen, las facturas electrónicas obligatorias deberán cumplir con:
- Formato electrónico
- Códigos identificativos
- Garantías de seguridad
- Accesibilidad para cliente
- Software certificado
Es probable que cuando se publique el reglamento se añadan requisitos adicionales para garantizar la interoperabilidad con la Agencia Tributaria.
Lo importante es escoger un software de facturación adaptado a la normativa desde el primer momento para evitar sustos.
La importancia de integrar la factura electrónica con un ERP
Un punto muy importante que deben considerar las pymes a la hora de digitalizar su facturación es la integración con su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
Implementar una factura electrónica de forma aislada puede suponer una ligera mejora de eficiencia. Pero el verdadero potencial transformador llega cuando se conecta e integra con el resto de sistemas de gestión.
Por eso, es altamente recomendable optar por soluciones de facturación electrónica que permitan una perfecta integración e intercambio de información con el ERP que utilice la empresa.
Entre los principales beneficios de integrar la facturación electrónica con un ERP destacan:
- Evitar la duplicidad de tareas: Los datos se introducen una vez y se sincronizan automáticamente, sin tener que registrar la misma información en múltiples plataformas.
- Minimizar errores: Al no tener que replicar manualmente los datos entre sistemas, se reducen los fallos humanos y discrepancias.
- Mayor eficiencia: El personal pierde menos tiempo en procesos repetitivos y puede enfocarse en tareas de mayor valor añadido.
- Mejor experiencia de cliente: Al estar todo integrado, se dispone de la información del cliente al momento y se le puede atender mejor.
- Análisis avanzados: Al unificar todos los datos empresariales en un sistema, se facilitan análisis globales muy útiles para la toma de decisiones.
- Visión unificada del negocio: Tener todos los procesos (facturación, CRM, inventario, etc.) integrados en un ERP proporciona una visión holística.
En definitiva, la integración de la factura electrónica obligatoria con el sistema de gestión empresarial supone dar un paso más allá en la optimización digital de los procesos.
Sanciones por incumplir la obligación de factura electrónica
Es muy importante que todos los autónomos y pymes se adapten a la obligación de factura electrónica antes de que finalicen los plazos establecidos.
En caso contrario, se exponen a recibir sanciones por parte de la Agencia Tributaria que pueden ir desde un apercibimiento hasta multas económicas de hasta 10.000 euros.
Las posibles sanciones por no cumplir con la obligación son:
- Apercibimiento
- Multas de hasta 5.000 euros
- En casos graves, multas de hasta 10.000 euros
- En casos de resistencia, oposición, excusa o negativa a la actuación inspectora, multas de hasta 20.000 euros
Para evitar disgustos, lo recomendable es ir adoptando la factura electrónica con tiempo suficiente y no esperar hasta el último momento. Merecerá la pena el esfuerzo.
Consejos prácticos para adaptarte a la factura electrónica
¿Cómo prepararse para el cambio a la factura electrónica obligatoria? Aquí van algunos consejos útiles:
- Lee atentamente toda la información legal publicada y mantente al día de posibles cambios.
- Apunta los plazos que apliquen en tu caso para tener margen.
- Explora software de facturación certificados y elige el que mejor se adapte a tu negocio.
- Solicita tu Kit Digital lo antes posible para financiar la solución.
- Forma a tus empleados internamente en el nuevo software.
- Informa a tus clientes para que también se preparen.
- Digitaliza todos tus procesos de gestión, no solo facturación.
- Implícate al 100% en la transformación digital de tu negocio.
Te recomiendo enfocarte en elegir un software de facturación que no solo cumpla con la ley, sino que aporte valor añadido a tu negocio y te simplifique el día a día.
La factura electrónica como oportunidad
La factura electrónica obligatoria supone un gran cambio para pymes y autónomos acostumbrados al papel. Pero más allá del cumplimiento legal debemos verla como una oportunidad para modernizar nuestros negocios y ser más competitivos.
Beneficios de implementar la factura electrónica:
- Ahorro de costes en papel e impresión
- Mayor rapidez en la emisión y envío de facturas
- Seguimiento en tiempo real de los cobros
- Mayor control contable
- Mejor experiencia para tus clientes
- Imagen de marca innovadora y moderna
Los cambios regulatorios siempre asustan al principio. Pero quienes sepan adaptarse inteligentemente a la factura electrónica obligatoria conseguirán dar un importante salto competitivo respecto a los rezagados digitales.
¡Es el momento de subirse al tren de la innovación! Aquellas pymes que apuesten decididamente por soluciones digitales para optimizar sus negocios, obtendrán importantes recompensas.
Es una gran oportunidad para replantear procesos obsoletos que ya no aportan valor y avanzar hacia la empresa que quieres tener en el futuro.
Conclusiones clave sobre la factura electrónica obligatoria
Para recapitular, las claves esenciales a tener en cuenta son:
- La Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de factura electrónica entre empresas a partir de 2025
- Esta obligación aplica a autónomos y pymes (no consumidores finales)
- Existe un periodo transitorio para adaptarse según el volumen de facturación
- Se deberán cumplir unos requisitos técnicos y legales
- Llegarán sanciones a quienes no cumplan a tiempo
- Las ayudas del Kit Digital facilitarán la adaptación de pymes
- Más allá del cumplimiento legal, la factura electrónica debe verse como palanca de innovación.
Espero que esta guía completa te haya servido para prepararte ante la inminente obligación legal de la factura electrónica. ¡El futuro es digital! Adaptarse a tiempo marcará la diferencia entre las pymes que prosperen y las que se queden atrás.