Se trata de comprobar que el stock físico del que disponemos se corresponde con nuestros números. Para eso, se hace un conteo de las unidades para verificar que el saldo inicial del nuevo ejercicio será correcto.
Lo normal es disponer de un software control de herramientas para almacenar esta información de manera más ágil y eficaz durante el año , el proceso sería mucho más fácil y cometerías menos errores.
Fórmula para hacer el inventario de existencias
Para hacer el inventario, tenemos que sumar las compras de stock que se han producido durante el año a nuestro saldo inicial. Después, restaremos las ventas de unidades vendidas o producidas durante este ejercicio. Esto nos dará como resultado el saldo final, que será el saldo inicial del año que viene.
Lo ideal sería poder hacer el inventario a 31 de diciembre. De esta forma, nos aseguramos de que no habrá errores en las variaciones durante las ventas en estas últimas semanas del año. No obstante, hay empresas que empiezan antes, y deben calcular en todo caso las compras de stock que se produzcan y las ventas que tengan lugar durante estas semanas.
Aunque esta fórmula parece sencilla, hacer un inventario se complica mucho cuanto mayor es tu stock y peores son tus sistemas de gestión de almacén e inventario. Necesitas automatizar lo máximo posible. Utilizar un software ERP en lugar de otros programas como Excel, te ayudaría mucho a evitar errores humanos en los cálculos.
Cómo te ayuda un ERP a evitar errores en el inventario
Aunque el inventario se suele hacer una vez al año, los errores pueden producirse de manera constante si no llevas una gestión de inventario.
Necesitas localizar, identificar y ubicar los productos correctamente en tu almacén. Cuando se producen compras, debes almacenar los albaranes y las facturas de compra, asegurándote que no pierdes ningún dato y absolutamente todo queda registrado.
Si no, te puedes encontrar con que hay diferencias entre el resultado del conteo físico y lo que tú tienes en tus números.
El conteo físico, por otra parte, es mucho más fácil de hacer cuando haces una identificación adecuada de los artículos, lo recomendable es usar códigos de barras porque su lectura mediante pistola laser es más rápida, lectura que podrás descargar en tu ERP.
No obstante, también es importante no cometer errores en la contabilización de las ventas y compras que hagas a lo largo del ejercicio. Con un software ERP, conectado con tu TPV y con tu tienda online, es mucho más fácil evitar que se produzcan errores en el registro de las ventas. Además, puedes registrar las compras que realices y el nuevo Stock quedará incluido de forma automática en el programa.
Si tienes una empresa B2B de fabricación, con mayor razón necesitas tener un ERP para que las unidades producidas queden registradas de forma inmediata en tu software, generando códigos de barra del tipo que requieras, como EAN13. En muchos casos, suele hacerse varios conteos físicos a lo largo del año (por ejemplo, de forma trimestral o mensual), de manera que resulte más asequible.
Empieza a gestionar bien tu almacén en 2021
Lo que debes tener muy claro en todo caso es que los procesos eficientes salvarán la vida de tu empresa. Si tu forma de gestionar el almacén es manual y no utilizas un software ERP, hacer un inventario de existencias a final de año puede convertirse en una pesadilla.
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