¡Lo más caro es siempre lo mejor! Se podría pensar que es así, pero en el mundo del software de gestión no siempre es una buena regla.
Existen múltiples factores antes de elegir un programa para la administración de tu empresa, y no siempre acertarás si vas a lo más caro.
¿Por que existe una diferencia tan importante entre precios?
Normalmente depende del tipo de empresa; microempresas, pequeñas, medianas o grandes.
Es importante comparar precios para el mismo tipo de empresa. El precio de una aplicación para una pequeña o grande puede variar bastante, y aunque podamos crecer en un futuro, es mejor adquirir lo que se necesite en ese momento. Además las ERP para grandes empresas son bastante más complejas y requieren un aprendizaje más costoso en tiempo y recursos.
Durante años he estudiado muchas aplicaciones y es verdad que algunas tienen precios muy elevados para el producto ofrecido, pero es un mercado libre y por pedir que no quede. A veces justifican estos precios en base al servicio añadido “instalación, formación, configuración, etc.» , pero lo cierto es que a una pequeña empresa no creo que le compense este supuesto servicio incluido en el precio que siempre podrás adquirir por separado.
¿Que necesito ahora mismo?
Lo primero que debes plantearte, es que tipo de software necesitas, software de facturación, software para talleres, software textil… en función a tus necesidades actuales, pero sin quedarte muy corto, tienes que pensar a medio plazo, pero tampoco es de sentido común comprar un camión para transportar al día un saco de patatas.
Una pequeña empresa debería plantearse algunas preguntas antes de adquirir una aplicación de gestión para tu negocio ; aquí van algunas cuestiones que creo fundamentales: ¿Cuanto me quiero o puedo gastar?
Si tu negocio acaba de empezar, te aconsejo alquilar el software, puedes encontrar cuotas entre 20 a 40 € / mes, que además incluyen soporte.
También existen aplicaciones gratuitas muy buenas que te pueden ayudar a empezar y podrás contratar más adelante el soporte.
Pero si quieres comprar, existen programas por 500 € que hacen prácticamente lo mismo que otros por 2500 €, el primero lo descargas desde Internet, pero no tendrás un comercial que te visitará 3 veces, te invitará a café, te dejará un fenomenal estuche y un catálogo.
¿Necesito una aplicación sectorial?
Muchas empresas adquieren programas de facturación estándar porque desconocen la existencia de aplicaciones exclusivas para su sector por un precio apenas más alto, que por supuesto integran una potente facturación.
Piensa que la administración de tu empresa no solo consiste en presupuestar y facturar.
¿Compro la aplicación mediante un pago único o contrato soporte?
Cuando adquieres un programa y no contratas soporte, la frase «Si te he visto no me acuerdo» es lo más habitual.
Aconsejo siempre contratar soporte, además cada vez existen más aplicaciones que no requieren comprar y contratar soporte, solo contratando el soporte (suscripción) accedes a la misma, ahorrándote la compra.
¿Requiero movilidad?
Si tu negocio dispone de técnicos y/o comerciales en la calle, necesitarás una APP para tu móvil o tablet que este integrada a la base de datos de tu gestión y no todas las aplicaciones disponen de esta opción. ¿Necesito formación?
Dependerá de tu nivel informático, pero sobre todo de la dificultad de aprendizaje de la aplicación que adquieras.
No tienes que comprar una aplicación porque incluya formación en su elevado precio, si la necesitas, muchas aplicaciones ofrecen formación extra a precios razonables.
¿Quiero vender también por Internet?
Si tu negocio tiene tienda online o la pretendes crear pronto, necesitas una integración de datos entre ambas plataformas, ahorrarás muchas horas de trabajo si controlas tu tienda física y online con una sola herramienta.
Otros detalles que seguro te interesan antes de tomar la decisión
¿Cuantas facturas gestiono al mes?
No requieres una gran aplicación si haces 10 facturas al mes, pero si gestionas más de 100 cambia la cosa.
¿Quiero diseñar/personalizar mis documentos y listados?
Prácticamente todas las aplicaciones, inclusive las básicas, incluyen esta opción, pero asegurate que tu mismo podrás realizar estas personalizaciones, ya que algunos diseñadores de documentos son excesivamente complejos.
¿Cual es mi forma de cobro más habitual?
Solo si tienes muchas entregas a cuenta, cobros a plazos o usas remesas bancarias, necesitas un software que permita estas gestiones de forma ágil.
¿Tengo comerciales a comisión?
Gestionar comisiones en facturas y abonar comisiones a fin de mes requiere un control que no incluyen todos los programas. ¿Tienes clientes que facturas lo mismo todos los meses?
Busca una aplicación que incluya facturación periódica, creando una plantilla de factura por cliente que generé la facturación del mes/año de todos tus clientes, ahorrarás muchísimo tiempo.
¿Necesito presupuestos muy personalizados?
Una aplicación muy básica probablemente no será la solución para crear buenos presupuestos que requieran hoja de presentación, capítulos o secciones, fotos y demás.
Personalizo precios a clientes habituales
Entonces necesitas una opción que te permita establecer precios por tipo cliente, por familias de artículos y según cliente, etc.
No puedes estar recordando, ni buscando la última factura para ver cuanto habías cobrado al cliente por ese artículo, la aplicación debe hacer ese trabajo por ti.
CRM incluido
Excepto las muy básicas, casi todas las gestiones de nivel medio, incluyen un CRM integrado, sin tener que acceder a un software externo, duplicando información.
Necesito adjuntar documentos
No todas las aplicaciones permiten adjuntar/asociar documentos a diferentes apartados del programa; clientes, proveedores, facturas, etc.
Organismos públicos como clientes
Si algunos de tus clientes son organismos públicos, necesitaras una opción de facturación electrónica incluida y las aplicaciones muy básicas no suelen incluirlo.
Un último consejo
Instala y prueba bien cualquier programa antes de adquirirlo en el formato que sea, porque aunque el coste de un programa es importante, el tiempo que inviertes aprendiendo y adaptándolo a tu negocio, también es un gran coste general.
Espero haberte ayudado a elegir bien tu aplicación. Software Treyder.
