No nos gusta cambiar las cosas, a todos nos encanta nuestro primer programa de facturación, pero cuando tu negocio empieza a crecer y notas que tu aplicación no cubre muchas necesidades nuevas, tienes que plantearte un cambio a mejor.
Es cierto que encontrar una aplicación es muy fácil, hay miles en el mercado pero la inmensa mayoría son pequeñas aplicaciones para micro PYMES o pequeños autónomos, que buscan salir del paso cuando empiezan su negocio, y eso esta muy bien para empezar, pero el tiempo pasa y tu negocio crece y esta primera herramienta ya no es acorde a tu nueva situación.
Si te haces algunos de estos planteamientos, es el momento de cambiar de aplicación:
- No puedo personalizar los diseños como a mí me gustaría.
Cualquier diseño de impreso o listado debes poder adaptarlo tu mismo a tus necesidades de forma sencilla. - Me hace falta nuevos campos (casillas) que no tiene mi aplicación.
Este punto es el mas complicado de solucionar cuando tu aplicación no te permite crecer en este sentido, no solo basta que puedas crear campos nuevos, sino que estos interactúen en las rejillas, diseños, búsquedas y filtros. - No puedo añadir el canon / tasas a mis facturas.
Hay campos que no se pueden crear, porque requieren operaciones automáticas y hay empresas de ciertos sectores que necesitan incluir tasas/canon desglosadas y sumadas al final del documento. - Empiezo a trabajar con productos con diferentes IVA y solo tengo una base imponible en mi factura.
Por raro que parezca, existen aplicaciones que trabajan con uno o dos tipos de IVA y si necesitas trabajar con nuevos productos de IVA diferente, es obligatorio el cambio de aplicación. - Necesito aplicar varios descuentos acumulativos en mis documentos.
Algunas aplicaciones solo permiten un DTO por línea en documentos de venta o compra. - Tengo que trabajar con metros cuadrados y cúbicos en línea de presupuestos y facturas.
Puedes calcular la cantidad de metros a mano, pero si trabajas con medidas, lo suyo es que la aplicación te solicite unidades, alto, ancho, etc., para que calcule de forma automática el Total y estas medidas deben reflejarse en los documentos de venta y compra. - Algunos productos los tengo por cajas, aunque facturo por unidades.
Es mucho más fácil que en la línea de venta te pida el número cajas y la aplicación calcule la cantidad según la unidad de medida de cada artículo. - Quiero hacer facturas periódicas de forma automática.
Generar masivamente facturas con plantillas predefinidas a ciertos clientes, te ahorra muchas horas de trabajo. - Necesito trabajar con lotes y series con trazabilidad.
Las pequeñas aplicaciones no trabajan con lotes ni series en artículos. - Necesito automatizar precios especiales con algunos clientes.
Este punto es muy importante, cuando pactas precios especiales con algunos clientes, no puedes estar recordando que acuerdo tenias, cada vez que crees un presupuesto o factura a un cliente habitual. - Algunos de mis artículos usan varios códigos.
En ocasiones y según sector, el mismo artículo te puede entrar con un código de barras diferente y no puedes cambiarlo porque aun tienes artículos en stock con el anterior código, así que es muy útil que la aplicación guarde y use tantos códigos como sea necesario. - Necesito crear composiciones de artículos.
Si un artículo esta compuesto de otros artículos, que a su vez puedes vender por separado, ahorras mucho tiempo si en la venta, toda su composición se descuenta de stock. O bien lo usas como plantilla para arrastrar toda su composición al documento de venta o compra, ahorrándote bastante tiempo. - Modificaciones masivas de margen de beneficio, impuestos, DTO, etc.
Todos los programas te permiten cambiar el márgenes, impuestos, descuentos uno a uno, pero ahorrías mucho tiempo si estos cambios masivos se pudiesen hacer por familia, subfamilia, marca, etc., en tus artículos y servicio. - Importar las nuevas tarifas que envía mi proveedor.
Vas a ahorrar mucho tiempo actualizando tus artículos y precios si tu proveedor te envía un Excel cada cierto tiempo con nuevos artículos y precios que puedas importar con plantillas predefinidas fácilmente al programa. - Organizar mis presupuestos de venta por secciones/capítulos.
Dividir un presupuesto largo por secciones es muy útil para aclarar los diferentes apartados a tu cliente. - Ver en la misma línea de venta los últimos artículos vendidos y su ultimo precio de venta .
Esta opción que no tienen la mayoría de aplicaciones, te ahorrará muchos errores y malos entendidos con tus clientes.
Si tus nuevas necesidades te obligan a cambiar de aplicación, treyFACT SQL es un software de facturación pensada para PYMEs que necesiten una aplicación potente, que les permita crecer cubriendo todas sus necesidades.