Un plan de mantenimiento preventivo es la lista de qué hay que revisar en cada equipo, cada cuánto y quién lo hace. Mientras vive en un cuaderno o en un Excel, depende de que alguien se acuerde de mirarlo. En un GMAO, el plan avisa solo: genera las órdenes de trabajo del mes y guarda el historial de cada equipo.
En resumen
- Qué es un GMAO: un programa de gestión del mantenimiento que sabe qué equipos cuidas, qué toca hacer a cada uno y cuándo.
- A quién le sirve: a cualquier empresa que revisa equipos de forma periódica, como las de protección contra incendios, ascensores, climatización, calderas o maquinaria.
- Qué hay que hacer: apuntar los equipos, decidir qué se revisa en cada uno, cada cuánto y quién, y dejar que el programa lleve las fechas.
- Qué cambia: las órdenes del mes salen solas, el historial queda en la ficha del equipo y el mantenimiento correctivo no se pierde entre papeles.
Casi todas las empresas de mantenimiento empiezan igual: una libreta, una hoja de cálculo o una pizarra con las revisiones del mes. Funciona mientras hay pocos clientes y la misma persona lo lleva todo en la cabeza.
El problema llega cuando crecen los equipos, entra un técnico nuevo o la persona que llevaba el cuaderno se va de vacaciones. En este artículo verás:
- Qué es un GMAO y para qué sirve, sin jerga
- Cómo se hace un plan de mantenimiento preventivo
- Qué pasa cuando el plan vive en un cuaderno o en Excel
- Cómo queda ese mismo plan dentro de un GMAO
- GMAO gratuito o de pago: en qué se nota la diferencia
Qué es un GMAO y para qué sirve, sin jerga
GMAO son las siglas de gestión del mantenimiento asistida por ordenador. En inglés lo verás como CMMS. En el fondo es el sitio donde una empresa de mantenimiento apunta los equipos que cuida y lo que le toca hacer a cada uno.
Dentro guarda cuatro cosas que se tocan entre sí:
- Los equipos: cada extintor, ascensor, caldera o compresor, con su cliente, su ubicación y su fecha de fabricación.
- El plan, que dice qué revisión le toca a cada equipo y cada cuánto.
- Las órdenes de trabajo, que es lo que recibe el técnico para ir, revisar y apuntar lo que ha hecho.
- Y el historial, donde queda todo lo que se le ha hecho a ese equipo, con fecha y técnico.
Con esas cuatro piezas, el GMAO cubre los dos tipos de mantenimiento que hace cualquier empresa del sector:
| Mantenimiento preventivo | Mantenimiento correctivo | |
|---|---|---|
| Cuándo se hace | En una fecha prevista, aunque el equipo funcione | Cuando algo falla |
| De dónde sale | Del plan de mantenimiento | De un aviso del cliente o del técnico |
| Se puede organizar | Sí, con semanas de margen | No: entra cuando entra |
| Qué aporta al GMAO | Las órdenes del mes, sin olvidos | El registro de cada avería en la ficha del equipo |
Cuanto mejor está el preventivo, menos correctivo hay. Y cada avería que se apunta en el equipo ayuda a ajustar el plan: si un compresor falla siempre a los ocho meses, quizá la revisión anual se queda corta.
Cómo se hace un plan de mantenimiento preventivo
Tanto si lo apuntas en papel como en un programa, un plan de mantenimiento preventivo tiene que contestar cuatro preguntas.
1. Qué equipos hay
El inventario: cada equipo con su cliente, su dirección, dónde está dentro del edificio, la marca y el modelo y la fecha de fabricación. Esa fecha importa más de lo que parece, porque de ella dependen las pruebas periódicas y el final de su vida útil.
2. Qué se revisa en cada uno
Las actividades: revisión, limpieza, cambio de piezas, prueba de presión, baja. Cada actividad lleva su lista de comprobaciones, y conviene que esté escrita. Si la lista solo existe en la cabeza del técnico veterano, el técnico nuevo revisará otra cosa.
3. Cada cuánto
La periodicidad. Unas veces la marca el fabricante; otras, la normativa. En protección contra incendios, por ejemplo, el Reglamento de Instalaciones de Protección contra Incendios (RIPCI, Real Decreto 513/2017) y la norma UNE 23120 fijan un calendario como este para un extintor:
| Actividad | Cada cuánto | Quién la hace |
|---|---|---|
| Revisión trimestral | Cada 3 meses | Personal propio del titular o la empresa mantenedora |
| Mantenimiento anual | Cada 12 meses | Empresa mantenedora autorizada |
| Retimbrado (prueba de presión) | Cada 5 años | Empresa mantenedora autorizada |
| Baja del extintor | A los 20 años de su fabricación | Empresa mantenedora autorizada |
Cada sector tiene sus plazos, y conviene comprobarlos en la norma vigente. Pero fíjate en una cosa: un mismo equipo puede tener varias actividades, cada una con su propio reloj.
4. Quién lo hace
El responsable de cada revisión: qué técnico o qué área (mecánica, electricidad, fontanería). Así el plan sirve también para repartir el trabajo y saber, antes de que empiece el mes, si hay manos para todo lo que toca.
Con diez equipos, las cuatro respuestas caben en una hoja. Con cientos, repartidos entre decenas de clientes y con varias actividades por equipo, ya no caben en ninguna. Para eso existen los programas de mantenimiento preventivo y correctivo.
Qué pasa cuando el plan vive en un cuaderno o en Excel
El cuaderno y el Excel no fallan el primer día. Fallan poco a poco, y casi siempre en los mismos sitios:
- El aviso depende de una persona. La hoja no avisa: alguien tiene que abrirla, filtrar el mes y acordarse de mirar también el retimbrado de los que se fabricaron hace cinco años.
- El historial se queda en el furgón. El técnico apunta en su parte lo que ha hecho, pero ese parte no llega a la ficha del equipo. Un año después, nadie sabe qué se cambió ni quién lo hizo.
- Hay tres versiones del mismo Excel. La de la oficina, la del correo de la semana pasada y la del portátil del encargado. Ninguna está completa.
- El correctivo no se apunta. La avería urgente se arregla y se factura, pero no queda en el equipo. Así nadie ve que ese grupo de presión lleva tres averías este año.
- Facturar es teclear otra vez. Las revisiones hechas se pasan a mano a la factura o al contrato, con el riesgo de que alguna se quede sin cobrar.
El fallo más caro no se ve: una revisión obligatoria que se pasa de fecha. No avisa nadie, porque la hoja no sabe avisar. Se descubre cuando lo pregunta el cliente, el seguro o una inspección.
Lo que aparece al pasar el plan a un GMAO
Cuando una empresa pasa a un GMAO el plan que llevaba en un cuaderno o en un Excel, casi siempre salen las mismas sorpresas. Estas tres son las más habituales.
Faltan fechas de fabricación. La hoja tenía la fecha de la última revisión, pero no la de fabricación de cada extintor. Sin ella no hay forma de saber cuándo toca el retimbrado ni cuándo cumple sus 20 años, así que hay que volver a la instalación y leer las etiquetas una a una.
Hay retimbrados que se habían pasado. La hoja solo tenía columna para la revisión anual. En cuanto el programa calcula las demás actividades de cada equipo, aparecen pruebas de presión que tocaban hace meses y que nadie había visto venir.
Hay equipos repetidos y equipos que ya no existen. El mismo extintor aparece dos veces con nombres distintos, uno como «extintor recepción» y otro como «polvo 6 kg entrada», y siguen en la lista equipos que el cliente retiró en una reforma. Hasta que cada equipo no tiene su propia ficha, nadie sabe cuántos hay de verdad.
Cómo queda ese mismo plan dentro de un GMAO
Volvamos a la protección contra incendios, ahora dentro de treyGMAO, el GMAO de Treyder. Las cuatro preguntas del plan siguen siendo las mismas, pero las respuestas ya no hay que ir a buscarlas a ninguna hoja: están en el programa y trabajan solas.
treyGMAO no es un programa genérico al que haya que adaptar el plan. Está hecho para empresas que mantienen los equipos de sus clientes, y eso se nota en los detalles que vienen a continuación.
Cada equipo lleva su plan dentro
La ficha del equipo recoge el cliente, la ubicación, la marca, la fecha de fabricación y los datos propios de ese tipo de equipo, como la longitud de la manguera o la presión. Debajo, sus mantenimientos: cada actividad con la fecha de la última vez y la de la próxima.
Las órdenes del mes salen solas
A principio de mes no hay que repasar ninguna hoja. Se elige el periodo y, si hace falta, se filtra por cliente, frecuencia, actividad o tipo de equipo. El programa crea las órdenes de trabajo de mantenimiento con todos los equipos a los que les toca algo.
La orden ya sabe qué toca a cada equipo
Cada orden lleva la lista de equipos del cliente con su actividad. En la orden de la imagen, a tres extintores les toca retimbrado y al grupo de presión, revisión. El plan también resuelve los cruces:
- Si el retimbrado incluye la revisión, la revisión no aparece dos veces.
- Si un equipo se da de baja, el programa quita las actividades que ya no tienen sentido.
- Los servicios y materiales asociados al plan pasan a la orden, listos para facturar.
La app móvil lleva el plan hasta el técnico
En mantenimiento, el trabajo se hace en la instalación del cliente, no en la oficina. Por eso la app móvil es la pieza que cierra el plan: el técnico lleva en el teléfono o la tableta sus órdenes del día, con los equipos y la actividad que toca a cada uno.
Delante del equipo, desde la app:
- Abre el check-list y marca cada comprobación como comprobada, no aplicable o incidencia.
- Consulta el historial de revisiones y reparaciones de ese equipo.
- Hace fotos, que se guardan con el equipo.
- Apunta tiempos, materiales y desplazamientos.
- Recoge la firma del cliente en la pantalla y genera el certificado de revisión.
El apartado de mantenimiento de equipos y sus check-list se sincroniza con la oficina: lo que el técnico cierra ahí llega sin que tenga que pasar por la empresa. El resto de la app no se sincroniza. La app va incluida en la versión profesional.
Lo que el técnico marca en la instalación del cliente es lo que sale en el informe, sin pasarlo a limpio en la oficina:
Y cuando algo se rompe, el correctivo queda en el mismo sitio
Una avería entra como aviso y se convierte en orden de reparación. Al cerrarla, queda en el historial del equipo, junto a sus revisiones. Así se ve de un vistazo qué equipos dan más guerra y si el plan necesita un ajuste.
GMAO gratuito o de pago: en qué se nota la diferencia
Hay GMAO gratis, y para empezar a ordenar los equipos pueden bastar. La ficha del equipo la tienen casi todos; las diferencias aparecen cuando el programa tiene que salir de la oficina. Merece la pena preguntarse:
- Quién te ayuda cuando una orden no sale o los datos no cuadran.
- Si el programa se actualiza cuando cambia una norma o la forma de facturar.
- Si llega al técnico con una app móvil o se queda en el ordenador de la oficina.
- Si del trabajo hecho salen el certificado, la factura y el contrato sin teclear nada dos veces.
En treyGMAO, la versión gratuita para un puesto no tiene límite de tiempo ni de datos e incluye las órdenes de mantenimiento. La versión profesional añade lo que suele hacer falta cuando hay técnicos en la calle:
| Qué necesitas | Versión gratuita | Versión profesional |
|---|---|---|
| Equipos, clientes y órdenes de mantenimiento | Sí | Sí |
| Puestos de trabajo | Uno | Varios, en red |
| App móvil para los técnicos | No | Sí |
| Avisos de avería | No | Sí |
| Check-list e incidencias | No | Sí |
| Certificados de los servicios realizados | No | Sí |
| Facturar contratos y órdenes de mantenimiento | No | Sí |
| Soporte por teléfono, correo y control remoto | No | Sí |
| Actualizaciones | No | Sí |
Antes de comparar precios, haz una cuenta rápida: cuánto te cuesta una revisión que se pasa de fecha, una orden que se queda sin facturar o una mañana entera repartiendo el trabajo a mano.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener planes distintos para cada cliente o tipo de equipo?
Sí. En treyGMAO creas tantos planes de mantenimiento como necesites, por cliente, por tipo o por subtipo de equipo. Las actividades de cada plan se pueden clasificar por áreas de trabajo, como mecánica o electricidad.
¿Tengo que crear a mano las órdenes de cada mes?
No. El programa crea las órdenes de mantenimiento a partir del plan de cada equipo: eliges el periodo y, si quieres, filtras por cliente, actividad o tipo de equipo. Las órdenes a mano quedan para las averías y las instalaciones.
¿Mis técnicos pueden cerrar las revisiones desde la instalación del cliente?
Sí, con la app móvil de la versión profesional. Reciben las órdenes del día, marcan las comprobaciones e imputan tiempos, materiales y desplazamientos. El mantenimiento de equipos y sus check-list se sincronizan con la oficina sin que el técnico tenga que volver a la empresa; el resto de la app no.
¿Puedo facturar las revisiones desde el mismo programa?
En la versión profesional, sí. Puedes albaranar o facturar las órdenes de mantenimiento, facturar los contratos desde las órdenes o juntar varias órdenes del mismo cliente en una sola factura. Los servicios y materiales asociados al plan pasan solos a la orden.
Si empiezo con la versión gratuita y luego me suscribo, ¿pierdo mis datos?
No. Al suscribirte pasas a la última versión y todos tus datos se mantienen. La versión gratuita es para un puesto y no tiene límite de tiempo ni de datos, así que puedes empezar a montar tu plan con ella.
Un plan de mantenimiento preventivo solo funciona si avisa a tiempo. En treyGMAO cada equipo lleva su plan y las órdenes del mes salen solas, con más de 25 años de oficio detrás. Ver cómo lleva treyGMAO tu plan de mantenimiento.