En sus inicios muchas empresas empiezan a facturar con una plantilla Excel, principalmente por su escaso volumen de trabajo y como primera opción les parece más sencillo. El problema es que pasan los años y algunas empresas continúan inexplicablemente con este mal hábito de trabajo.
Existen muchas razones para usar un software de facturación en lugar de facturar con Excel.
Se pierde mucho tiempo
Cuando tu volumen de clientes y facturas empieza a crecer, trabajar con Excel se vuelve muy tedioso, encontrar información es muy lento en comparación con un software específico de facturación.
Con Excel normalmente se crea un fichero por factura que se guarda en carpetas, así que el acceso a la información se vuelve laborioso.
En un programa, podemos buscar una factura por NIF, Código, Nº factura, Nombre, Teléfono, etc., mostrando en una rejilla los datos que coinciden con nuestra búsqueda y acceder rápidamente al documento en cuestión.
Además, podemos crear artículos y servicios predefinidos, lo que permite ahorrar mucho en la elaboración de presupuestos y facturas.
Falta de organización
La gestión que te ofrece un software de facturación no tiene comparación con Excel, en una aplicación específica dispones de menús para organizar ventas y compras por separado; presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, cobros, pagos, etc.
Un sistema organizado te ofrece agilidad en tu trabajo diario, sobre todo a la hora de localizar la información adecuada en todo momento y además evita muchos errores.
En ciertos procesos de trabajo, como cobrar una factura, entregas a cuenta, etc., esta información se guarda en todas partes donde se relacione esta factura, algo que no pasa en una Excel.
Validación de datos
Un software de facturación valida en su introducción ciertos campos como NIF, CIF, IBAN, etc., minimizando de esta forma los errores en la información.
Otro problema es la duplicidad, algunas veces por error añadimos el mismo cliente o el mismo número de factura dos veces, una aplicación no permite repetir ciertos datos.
Cálculos incorrectos
En un documento Excel si no hacemos un buen trabajo con los cálculos, impuestos, IRPF, descuentos, etc. podemos generar errores de cálculo. En cambio, en una aplicación que tiene miles de usuarios es muy difícil que existe un error de este tipo.
Nos podría dar muchos problemas cara a hacienda un error continuado de cálculo en el IVA.
Algunos asesores, además de enviarles los documentos, nos piden las facturas en formato listado, tendríamos que crearlo manualmente y podríamos cometer errores al traspasar importes, por no hablar del laborioso trabajo que implica.
Sin estadísticas ni listados
Una Excel está muy limitada en este apartado, los informes que nos ofrece una aplicación, nos pueden aportar mucha información sobre la empresa.
Excepto que seamos un experto en Excel creando macros y dediquemos mucho tiempo a su confección, es casi imposible emular una aplicación usando este tipo de herramientas que se crearon para otros usos.
Seguridad de la información
Normalmente una aplicación dispone de claves de acceso y además puedes establecer permisos por usuario, indicando en que apartados del programa permitimos acceder.
Los ficheros Excel van en carpetas, y normalmente no tenemos permisos de acceso a ficheros y tampoco solemos usar permisos de Windows sobre carpetas, por lo tanto, nuestra información está demasiado expuesta.
Consejo
Por muy pequeño que sea nuestro negocio en sus inicios, existe software gratuito de facturación muy fácil de usar que nos permitirá gestionar mucho mejor nuestro negocio, que una aplicación Excel destinada a otros usos.
Un software nos permite además de hacer facturas de venta, gestionar nuestras facturas de compra, presupuestos, cobros y pagos, además de otras tareas que no tendrá jamás una Excel por muy bien programada que este.