Usar firma electrónica es una forma de aumentar la integridad y autenticidad de tus documentos. A la hora de enviar facturas o albaranes a tus clientes, lo ideal es que el documento esté firmado electrónicamente y se pueda ver quién lo ha firmado, cuándo y si es una firma válida o no lo es.
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¿Por qué usar firma electrónica en tu negocio?
Comúnmente, en las empresas tenemos que firmar todo tipo de documentos: contratos, nóminas, facturas, albaranes… Lo ideal es que no tuvieras que imprimir, firmar y escanear esos documentos para que puedan tener validez.
Esto supone una molestia, además de un coste innecesario de papel, ya que son documentos que tienes que enviar por Internet.
En esta línea, usar firma electrónica te permite tener unas mayores garantías que con la firma manuscrita tradicional, además de que te ahorra tiempo y costes.
- Rapidez: puedes usar firma electrónica para firmar más rápido y de manera automatizada, sin tener que imprimir y escanear documentos.
- Autenticidad: usar firma electrónica dota de unas mayores garantías de fiabilidad a la firma, ya que no sólo consta la firma en sí, sino quién y cuándo firmó, además de la validez de su firma.
- Integridad: una vez que se usa firma electrónica para la firma de un documento, nadie podrá manipularlo posteriormente, lo que te da mayor seguridad jurídica y se garantiza que el documento se ha hecho íntegramente.
- Evitar el rechazo del documento: una empresa que maneja gran cantidad de facturas y que ignora la procedencia de una factura en concreto puede rechazarla, alegando que desconoce el origen de la factura. Sin embargo, al usar firma electrónica queda constancia de quién es el firmante y la procedencia de la firma, que además es una firma validada.
- Mejora de la productividad: usar firma electrónica hace la tarea más ágil, segura y rápida, te ayudará a mejorar la eficiencia en el trabajo, en lugar de utilizar métodos manuales.
¿En qué tipo de documentos se puede usar firma electrónica?
Hay diferentes tipos de documentos en los que se puede usar firma electrónica. El objetivo es tener unas mayores garantías y seguridad en cualquier proceso electrónico. Por ejemplo:
- Facturas
- Presupuestos
- Albaranes
- Contratos
- Órdenes de trabajo
Si manejas gran cantidad de documentos, podrías mejorar los procesos en la gestión de documentos, ahorrar mucho tiempo y quitarte quebraderos de cabeza.
Además ganarías una mayor seguridad jurídica por las firmas, y si luego tienes cualquier incidencia, usar firma electrónica te ayudará a tener una mayor transparencia y seguridad en las relaciones comerciales llevadas a cabo a través de medios electrónicos.
Muchas empresas siguen utilizando procesos rudimentarios, cuando con un software ERP que permita usar firma electrónica de documentos se ahorrarían mucho tiempo. Si quieres conocer más detalles sobre los programas de Treyder, puedes descubrir aquí todas nuestras soluciones de software y empezar a usar firma electrónica en tus documentos.