La gestión del ciclo de compras una empresa se compone por aquellas acciones orientadas a abastecerse de los recursos necesarios para poder realizar su actividad. Así, por ejemplo, una tienda de productos cosméticos necesitará adquirir los distintos artículos (mascarillas, hidratantes, champús, serum…) a los proveedores para poder disponer de stock para vender a sus clientes.
Las empresas deben gestionar toda la parte fiscal, administrativa y documental del ciclo de compras para poder trabajar eficazmente. La mejor forma de hacerlo es con un software de facturación que incluye funcionalidades de gestión de compras. Estos procesos, cuando se realizan de forma manual, suelen ser el origen de muchos errores que acaban perjudicando al cliente final.
Elementos esenciales en la gestión del ciclo de compras de una empresa
Veamos cuáles son las claves para la gestión del ciclo de compras en una empresa.
1. Gestión de proveedores
Las empresas necesitan gestionar la relación con distintos proveedores para poder abastecerse de artículos o servicios. La adquisición de existencias es importante para no incurrir en roturas de stock, y que no puedas servir los pedidos a tus clientes.
Por eso es importante disponer de varios proveedores, de manera que no tengas dependencia de uno al 100%. Además, puedes fijar un stock mínimo y máximo para formular pedidos a proveedores antes de que quedes sin existencias, pero asegurándote de que el volumen nunca será tan alto como para asumir riesgos innecesarios, ni ocupar demasiado espacio en tus almacenes.
2. Gestión de presupuestos
El ciclo de compras incluye también la comparación entre diferentes proveedores, que no todos tienen que ver con la adquisición de existencias, también pueden incluirse los transportistas, suministros, servicios externos, etc.
Una buena herramienta ERP te permitirá almacenar los presupuestos que recibes de tus proveedores.
3. Gestión de pedidos
Una parte esencial del ciclo de compras es la gestión de pedidos. El número de pedidos que tengas influyen en el modo en el que debes proceder para efectuar nuevas compras a tus proveedores. Disponer de una herramienta que te ayude a controlar los pedidos que se producen será clave para gestión de tu almacén e inventario.
Debes tener en cuenta que los pedidos pueden llegar por múltiples vías, y debes asegurarte de que cumples con los plazos de entrega.
La gestión de pedidos a proveedores te ayudará a controlar el stock pendiente de recibir de cada artículo.
4. Gestión de albaranes
Los albaranes son documentos que reflejan la relación de artículos que has recibido en una orden de compra a un proveedor. El albarán es el documento que te entrega el transportista, y es muy importante revisar que los paquetes o lotes que te hayan llegado coincidan con lo que indica el albarán.
Disponer de un software ERP en el que puedas almacenar todos tus albaranes es un aspecto administrativo clave para evitar que en el futuro haya problemas por pérdida de productos en el recuento de inventario.
Los albaranes incrementarán el stock de cada artículo de forma automática.
5. Gestión de facturas de compras.
Todas tus compras a proveedores deben estar reflejadas documentalmente en las facturas de compra que estos te entregarán. Lo ideal es que todo esto pueda estar digitalizado, y puedas introducir tus facturas en tu programa ERP, de manera que toda la información aparezca clara en el software y puedas analizar la evolución de costes a lo largo del tiempo.
La solución de software ERP de Treyder es la herramienta clave para que puedas gestionar el ciclo de compras y tus relaciones con los proveedores. Solicita ya una demo online sin compromiso.
