gestión del control de compras

Claves para la gestión del control de compras interno de la empresa

La gestión del ciclo de compras una empresa se compone por aquellas acciones orientadas a abastecerse de los recursos necesarios para poder realizar su actividad. Así, por ejemplo, una tienda de productos cosméticos necesitará adquirir los distintos artículos (mascarillas, hidratantes, champús, serum…) a los proveedores para poder disponer de stock para vender a sus clientes.

Las empresas deben gestionar toda la parte fiscal, administrativa y documental del ciclo de compras para poder trabajar eficazmente. La mejor forma de hacerlo es con un software de facturación que incluye funcionalidades de gestión del control de compras. Estos procesos, cuando se realizan de forma manual, suelen ser el origen de muchos errores que acaban perjudicando al cliente final.

Tabla de contenidos

Elementos clave en la gestión del ciclo de compras

La gestión del control de compras en una empresa implica una serie de elementos clave para su correcto funcionamiento. En primer lugar, es fundamental establecer un departamento de compras eficiente, encargado de negociar los precios y garantizar la calidad de la mercancía adquirida. Este departamento también debe definir una estrategia de control de compras, estableciendo un proceso de solicitud y aprobación de compras que asegure un gasto eficiente y ahorro de costos.

Además, es necesario contar con un equipo especializado en la gestión de materia prima y proveedores, con funciones claras y bien definidas. Asimismo, el pago oportuno a los proveedores es un aspecto crucial para mantener una relación positiva y asegurar la continuidad de las operaciones. La gestión del ciclo de compras requiere de un departamento de compras bien estructurado, una estrategia eficaz para el control de compras y un equipo comprometido en garantizar una operación eficiente y exitosa. 

Veamos cuáles son los elementos claves para la gestión del control de compras en una empresa.

1. Gestión de compras con los proveedores

Las empresas necesitan gestionar la relación con distintos proveedores para poder abastecerse de artículos o servicios. La adquisición de existencias es importante para no incurrir en roturas de stock, y que no puedas servir los pedidos a tus clientes.

Por eso es importante disponer de varios proveedores, de manera que no tengas dependencia de uno al 100%. Además, puedes fijar un stock mínimo y máximo para formular pedidos a proveedores antes de que quedes sin existencias, pero asegurándote de que el volumen nunca será tan alto como para asumir riesgos innecesarios, ni ocupar demasiado espacio en tus almacenes.

2. Gestión de presupuestos de la empresa

La gestión de presupuestos de la empresa es crucial para su éxito y competitividad en el mercado. La reducción de gastos innecesarios y el control de compras e inventario son aspectos fundamentales para determinar el costo real de operación y hacer compras de manera eficiente. Registrar y analizar cada gasto y abastecimiento te ayudará a tomar decisiones más informadas, optimizando el tiempo de entrega y mejorando la ganancia.

Asimismo, es importante establecer políticas de control de gastos que permitan una gestión efectiva del presupuesto, asegurando que cada gasto se alinee con los objetivos comerciales de la empresa. Al mejorar la gestión de los presupuestos, la empresa podrá mejorar su competitividad, manteniendo un equilibrio entre costo y beneficio, y garantizando que cada gasto contribuya a la mejora continua de la operación. 

El ciclo de compras incluye también la comparación entre diferentes proveedores, que no todos tienen que ver con la adquisición de existencias, también pueden incluirse los transportistas, suministros, servicios externos, etc. Una buena herramienta ERP te permitirá almacenar los presupuestos que recibes de tus proveedores.

3. Proceso de gestión de pedidos

Una parte esencial del ciclo de compras es la gestión de pedidos. El número de pedidos que tengas influyen en el modo en el que debes proceder para efectuar nuevas compras a tus proveedores. Disponer de una herramienta que te ayude a controlar los pedidos que se producen será clave para gestión de tu almacén e inventario.

Debes tener en cuenta que los pedidos pueden llegar por múltiples vías, y debes asegurarte de que cumples con los plazos de entrega.

La gestión de pedidos a proveedores te ayudará a controlar el stock pendiente de recibir de cada artículo.

4. Gestión de albaranes del inventario

Los albaranes son documentos que reflejan la relación de artículos que has recibido en una orden de compra a un proveedor. El albarán es el documento que te entrega el transportista, y es muy importante revisar que los paquetes o lotes que te hayan llegado coincidan con lo que indica el albarán.

Disponer de un software ERP en el que puedas almacenar todos tus albaranes es un aspecto administrativo clave para evitar que en el futuro haya problemas por pérdida de productos en el recuento de inventario.

Los albaranes incrementarán el stock de cada artículo de forma automática.

5. Gestión de facturas y gastos de compras

La gestión de facturas y gastos de compras es una parte fundamental de cualquier negocio, ya que tiene un impacto directo en los beneficios de la empresa. Desde la recepción de las facturas hasta su pago, es necesario evaluar y detallar las condiciones de pago para obtener el mejor precio y aumentar así el beneficio. Automatizar este proceso es clave para tener un mejor control y seguimiento de los gastos de compras.

Es importante utilizar indicadores y auditorías para poder evaluar con criterio las estrategias de compra y asegurarse de que se están adquiriendo los productos y servicios necesarios para la fabricación y funcionamiento del negocio. Todas estas funciones son vitales para optimizar los recursos económicos de la empresa y garantizar un flujo eficiente de la cadena de suministro. 

Todas tus compras a proveedores deben estar reflejadas documentalmente en las facturas de compra que estos te entregarán. Lo ideal es que todo esto pueda estar digitalizado, y puedas introducir tus facturas en tu programa ERP, de manera que toda la información aparezca clara en el software y puedas analizar la evolución de costes a lo largo del tiempo.

La solución de software ERP de Treyder es la herramienta clave para que puedas gestionar el ciclo de compras y tus relaciones con los proveedores. Solicita ya una demo online sin compromiso.