La Ley Antifraude 11/2021, cuyo principal objetivo es prevenir el fraude fiscal, ha sido desarrollada con el fin de adaptar una directiva europea (2016/1164) que busca evitar que las nuevas tecnologías se utilicen para falsear la contabilidad de las compañías.
Esto significa que aquellos particulares y empresas que trabajan con programas de facturación (ERP) deben conocer los cambios introducidos para asegurarse de que su software es compatible con las nuevas exigencias de la legislación.
De no ser así, las sanciones por incumplimiento pueden llegar a los 50.000 euros. Esta ley, por tanto, afecta directamente al software ERP, siendo este efecto aún mayor en el caso de las PYMES, a la espera de un desarrollo reglamentario
¿Qué implicaciones tiene la Ley en un sistema de facturación (ERP)?
La Ley Antifraude afecta al software ERP de tu empresa al obligarlo a cumplir una serie de condiciones para prevenir la manipulación de datos contables o facturas con fines de fraude. Esta obligación entrará en vigor el 1 de enero de 2024, pero ya es recomendable seguir estas normas.
Es muy importante mirar que el ERP cuente con un sistema verificado y con una infraestructura que le permita a este programa cumplir con los protocolos de seguridad y la supuesta imposibilidad de que exista manipulación. Esto significará que el software que se está adquiriendo contará con el nivel de fiabilidad requerido para evitar fraudes.
Como resultado, es importante asegurarse de que su ERP cumpla con los requisitos de seguridad. Si hay alguna vulnerabilidad que permita el acceso no autorizado, estará expuesto a recibir sanciones.
Quien puede acceder al sistema
La accesibilidades otra de las condiciones básicas y esto tiene sentido si recordamos que la agencia tributaria tiene que hacer comprobaciones. No se trata de que a esta información pueda acceder cualquiera de cualquier forma, pero sí de que sea lo suficientemente transparente como para hacer las comprobaciones necesarias.
Un ejemplo sería el siguiente: un empleado puede acceder al ERP previo paso de la contraseña. Aquí tendríamos una accesibilidad controlada, pero no por ello habría opacidad en la información. No en vano, en caso de que hubiese un requerimiento de la Administración, el software funcionaría igual y se podría acceder a los datos.
Esto es sumamente importante porque, si se cumple con el criterio de accesibilidad, se podrán conseguir las certificaciones. Por lo tanto, no hay que desdeñarlo.
La preservación de los registros es garantizada
La nueva legislación exige la garantía de pervivencia de los registros de operaciones. Esto significa que se deben mantener los registros por un periodo de tiempo específico (generalmente 5 a 10 años). Además, se deben mantener los registros íntegros e inalterables para garantizar que la información es completa y precisa. Por último, se debe cumplir con la Ley de Protección de Datos y eliminar los registros una vez que haya pasado el tiempo establecido.
Monitorear y Controlar la Trazabilidad del Software
Monitorear y controlar la trazabilidad del software es una condición indispensable para cumplir con la nueva normativa. Esto implica que todos los movimientos que se hacen con el software se registren para poder comprobar rápidamente su origen y destino. Esto permite no solo evitar fraudes, sino también detectar cualquier brecha de seguridad en el sistema para corregirla de manera eficiente.
Certificación del software
Esta ley 11/2021 entró en vigor el 11 de julio y obliga a los negocios a implementar un software antifraude adaptado a partir del 11 de octubre de 2021. Pero aún falta camino por recorrer, porque para que esta ley sea efectiva, el gobierno debe publicar un reglamento detallado que especifique unos requisitos concretos antifraude, por tanto, al día hoy (19/02/23), no es posible emitir una certificación de algún organismo oficial, pero si debemos cumplir con los requisitos generales de la ley.
Multas y sanciones a quienes no cumplan
La ley es clara: la responsabilidad por el incumplimiento de la misma cae indistintamente sobre el desarrollador, el distribuidor y el usuario final.
Esto significa que si un programa de gestión permite ocultar asientos contables, borrar rastros financieros o alterar datos de transacciones, todos los implicados pueden ser sujetos a multas fijas.
La producción y comercialización de software que infrinja los derechos de autor se castiga duramente con multas de hasta 150.000 euros por cada ejercicio económico en el que se hayan realizado ventas, y por cada clase de software diferente.
La mera posesión de estos programas se castiga con multas fijas de 50.000 euros por cada ejercicio económico.
Esta es una lista de las conductas que pueden ser consideradas infracciones a la ley antifraude:
- Fabricar, producir y comercializar programas de gestión empresarial (ERP) diseñados para soportar procesos contables de facturación o de gestión de personas o empresas con actividades económicas. Estos programas permiten llevar contabilidades distintas referidas a un mismo ejercicio económico, lo que dificulta conocer la verdadera situación tributaria del obligado.
- Cuando permiten omitir la contabilización de transacciones realizadas en su totalidad o en parte.
- Cuando se permitan registrar transacciones diferentes a las anotaciones hechas.
- Cuando se permita modificar transacciones ya registradas.
- Cuando no se cumplan los requerimientos técnicos que aseguren la integridad, preservación, accesibilidad, legibilidad, rastreabilidad y inmutabilidad de los registros, además de su comprensión por parte de la Administración Tributaria.
- Cuando no se verifiquen los sistemas fabricados, producidos o comercializados.
Conclusión
Es imprescindible que las empresas comprueben que su sistema de facturación (ERP) está actualizado, autorizado y cumple la ley antifraude, ya que no hacerlo podría acarrear duras sanciones.
Esta nueva regulación proporciona un marco reglamentario que implica nuevos requisitos de producción y comercialización del software, con el fin de prevenir actividades fraudulentas como la ocultación o borrado de facturas o el llevar dobles contabilidades.
A pesar de la entrada de esta ley, se pueden retrasar los efectos de la misma hasta su concreción completa. Sin embargo, Software Treyder se mantiene en contacto permanente con la Administración Pública con el objetivo de validar sus productos según los parámetros establecidos y ofrecer a sus clientes la asistencia necesaria para implementar la ley.
