Una facturación básica puede gestionar presupuestos, facturas, cobros y poco más. Pero un ERP te permite gestionar todas las actividades de tu empresa, unificando la administración de diferentes áreas del negocio, algo fundamental si quieres competir en un mercado cada vez más automatizado por pequeño que seas.
Cuando tu sector es principalmente de servicios
Por ejemplo; antes de acabar en una factura final, una empresa que vende, instala, repara y realiza tareas de mantenimiento, requiere un exhaustivo control sobre todo este proceso.
Si no dispones de un ERP, normalmente usas un presupuesto/pedido para emular una orden de trabajo (OT) y anotarás lo que puedas sobre este, pero un pedido de venta no esta preparado para añadir toda información que requiere una orden trabajo.
Algunas empresas continúan usando papel para algunas tareas y otras recurren a hojas de cálculo para crear la OT donde completan el tiempo, materiales y gastos de los partes de trabajo presentados (en papel) por los empleados.
Dicho esto, todo lo que no puedes hacer con la facturación básica, acaba haciéndose entre papel y Excel, lo que significa doblar el trabajo, cuando lo natural es integrar todo en una misma aplicación.
El tiempo perdido en hojas de cálculo
Los que usan hojas de cálculo, suelen tener un Excel para cada OT con datos de clientes, trabajos a realizar, checklist realizados, comentarios, incidencias, y por supuesto tienen que anotar tiempos, materiales y gastos varios.
Y para obtener una buena información sobre el estado de las OT, al mismo tiempo hay mantener otra hoja de Excel (a modo resumen), es decir, una lista básica de todas las órdenes de trabajo; datos del cliente, trabajo a realizar, fechas/horas varias (entrada, citas, pronósticos), además de la situación y estado, es decir, repetir parte de la información otra vez, o buscar a alguien que desarrolle fórmulas en hojas de cálculo (macros) para procurar no repetir tanta información.
Necesitas una aplicación móvil integrada al ERP
Si haces trabajos a domicilio y quieres evitar el papel, lo natural es utilizar una aplicación móvil que esté completamente integrada con el ERP, es decir, una herramienta que permite a los empleados recibir trabajos (OT) e introducir en tiempo real, las horas trabajadas, el material, los gastos, imágenes, etc..
La aplicación móvil enviará toda esta información al ERP, ahorrando mucho tiempo (en oficina) en el proceso de informatización de las ordenes de trabajo, además de mejorar la planificación de nuevos trabajos.
Si también haces mantenimientos periódicos
Por otro lado, algunas empresas hacen trabajos de mantenimiento periódico, que requieren un sistema para crear y organizar automáticamente los trabajos de acuerdo con las fechas de vencimiento. Estos trabajos también necesitan de diferentes checklist, según el tipo de instalación o equipo que se deba revisar para documentar posibles incidencias.
Toda esta información hay que enviarla al cliente final para mantenerlo informado y poder presupuestar y resolver estas incidencias según el tipo de contrato de mantenimiento, para lo que se requiere un ERP con estas opciones.
¿Qué pasa con los equipos/instalaciones de su cliente? Necesitas tener toda esta información al alcance de tu mano (App móvil), algunos equipos pueden ser propiedad del cliente y otros alquilados, toda esta información la podrás gestionar con el ERP.
Consultar vencimientos (caducidad, garantía, seguro, etc.), y el historial de reparaciones y mantenimiento es una información importante que solo podrás informatizar adecuadamente en un ERP.
Otras funcionalidades del ERP
Algunos ERPs permiten compartir cierta información desde una plataforma web destinada al cliente final, como puede ser la situación de las OT abiertas, descargar facturas, etc., además los clientes podrán solicitar servicios nuevos desde el mismo portal que serán insertados de forma automática en ERP.
También hay que mencionar que existen otras áreas primordiales en el programa de facturación online, como la gestión de contratos, proyectos, registro de jornada, gestión de vacaciones, gestión documental, etc.. normalmente incluidas en la mayoría de ERPs.
La gestión de avisos y ordenes de trabajo son ejemplos de lo que un ERP puede hacer mucho mejor que una facturación al uso, pero hay otros módulos que normalmente que van incorporados en un ERP, como puede ser un CRM integrado, que permite mantener una relación con clientes más eficiente y profesional, gestionando llamadas, tareas, alertas, citas, incidencias, etc.
En resumen, no dupliques información
Gestionar tantas tareas sin un ERP, puede ser verdaderamente engorroso. No tiene mucho sentido que la misma información que introduce un trabajador en el cliente, a continuación la tenga que volver a completar el personal de oficina.
La aplicación móvil te ahorrará duplicidad, la oficina recibirá la información al mismo tiempo que se realizan los trabajos, conociendo al instante la situación de cada OT, ofreciendo una visión global de los trabajos abiertos y cerrados más eficiente.
A la hora de trabajar con un software básico, solo facturas el pedido y siempre surgen imprevistos que tendrás que facturar a mano, pero si tienes un ERP, la forma de trabajar será muy diferente, generando una OT desde el pedido, para posteriormente desarrollar todo el proceso sobre la orden de trabajo, añadiendo todos los imprevistos y extras solicitados por el cliente, desde donde podríamos facturar finalmente.
Los trabajadores introducirán in situ las horas reales de cada trabajo, información valiosa para ser contrastada con lo facturado y conocer la verdadera rentabilidad de cada trabajo mediante estadísticas proporcionadas por el ERP.
Conclusión final
En definitiva, si buscas competir en un mercado dinámico, una solución ERP dispone de más funcionalidades que un software de facturación básico y aunque ahora seas pequeño, si encuentras un ERPa un precio razonable con una curva de aprendizaje baja, sin duda será la mejor opción para hacer crecer tu negocio.
Software Treyder dispone de varios ERPs sectoriales, que se adaptarán muy bien a tu negocio, además dispones de la versión freemium que podrás usar todo el tiempo que quieras y cuando necesites más, te podrás suscribir por un precio muy económico a la versión profesional, que incluye un completo soporte y nuevas versiones, sin necesidad de hacer una costosa compra.
