Uno de los documentos más importantes que debe de trabajar una empresa son las facturas. A pesar de que una factura tiene una finalidad bastante clara, acreditar la venta de un producto o servicio, es posible encontrarse diferentes tipos de facturas.
En este artículo te vamos a hablar de las facturas simplificadas y las facturas normales y las principales diferencias que existen entre cada una de ellas para que tengas más claro qué factura utilizar en tu negocio.
¿Cuál es la factura normal?
Las facturas normales, también conocidas como facturas ordinarias, son algunas de las más habituales dentro de las facturas. Todas las empresas y los autónomos están obligadas a dejar constancia de sus ventas a través de una factura. Gracias a estas facturas, tanto los clientes de la propia empresa como Hacienda tienen constancia de la operación.
Las facturas normales son las que emiten las empresas y los autónomos sirven para que estos puedan documentar sus declaraciones de IVA y del IRPF. Estas facturas suponen la forma más sencilla de poder documentar todas estas ventas y también acreditar sus compras, en el caso de que se quieran deducir dicho IVA.
Para que estas facturas sean legales deben de cumplir una serie de requisitos. Los requisitos que deben de figurar en la factura son su número, la fecha de emisión de la factura, datos fiscales del emisor y receptor de la factura, el concepto, la base imponible, el tipo impositivo y el importe total. En el caso de que se trate de una empresa deberá de figurar la información del registro mercantil.
Tener claro todos los aspectos que figuran en una factura normal es fundamental para poder diferenciarlas de las facturas simplificadas como vamos a ver a continuación. Gracias a estas facturas normales se consigue que el emisor y el receptor de la factura tengan todos los datos necesarios de la operación.
¿Qué es una factura simplificada y cuándo se usa?
La factura simplificada es un comprobante de pago que recibe el consumidor cuando este lleva a cabo una compra. Básicamente, se trata de un justificante de compra que el responsable de la venta entrega a quien ha realizado la compra siempre y cuando esta se haya realizado en la moneda nacional.
Esto lo puedes entender mucho mejor con un ejemplo. Cuando subes al autobús, pagas y te dan un ticket, o cuando estás en la cola de espera de tu restaurante de comida rápida favorito o cuando compras una prenda de vestir en una tienda de ropa. De hecho, el concepto de “ticket» ha desaparecido para dejar en su lugar el concepto de “factura simplificada».
A diferencia de la factura normal, el ticket o, como se conoce ahora, factura simplificada, únicamente se entrega cuando el pago se ha llevado a cabo. En este caso, esta factura simplificada o ticket es el documento que sirve como justificante de compra.
El consumidor final podrá pedir una devolución del pedido que ha realizado gracias al ticket. Por otro lado, estos tickets pueden ser utilizados por parte de las empresas o los autónomos para deducirse también gastos dentro de sus declaraciones de IRPF a Hacienda.
Las facturas simplificadas, como su propio nombre indica, son mucho más simples que las facturas normales. Esto se debe a que requiere una menor cantidad de datos. Los datos que deben de figurar en una factura simple serían el número de serie, la fecha de emisión, la denominación social y NIF del emisor, así como su dirección, la identificación del servicio o bien comprado, el IVA que se ha aplicado al mismo y el importe total.
Teniendo en cuenta esto, una de las primeras cosas que llama la atención es que en la factura simplificada no se incluyen los datos del receptor de la factura. Cuando sacas el ticket en el autobús, es obvio que no va a figurar tu nombre. Más allá de esto, existen más diferencias.
¿En qué se diferencian las facturas simples de las normales?
Una de las principales diferencias se encuentra dentro del objetivo de la factura. En el caso de una factura normal, el objetivo es solicitar un pago, es decir, se le da al cliente final para que este pague por el servicio. Por otro lado, en el caso de la factura simplificada esta sirve como acreditación de dicho pago.
La emisión de la factura también es un factor que se debe de diferenciar. La factura normal se emite por la empresa antes de llevar a cabo el pago mientras que en la factura simple la emisión va después de esta. Cuando pagas por tu comida rápida el empleado te dará el ticket.
Como hemos visto, el nivel de detalle es otro de los aspectos en los que se diferencian. En la factura simplificada no aparecen los datos del receptor, mientras que en la factura normal estos deben de figurar.
Finalmente, a la hora de deducirse el IVA e IRPF, si la compra se ha tramitado con una factura simplificada, el autónomo o la empresa únicamente podrán deducirse los gastos de IRPF. Para hacerlo en el IVA e IRPF tendrán que ser facturas normales.
Hacer facturas puede suponer un quebradero de cabeza para muchos autónomos o empresas, bien porque no saben cómo hacerlas o bien no tienen tiempo. En estos casos, lo mejor para no equivocarse es contar con un buen software de facturación. El ERP de Treyder es completamente gratuito con el que podrás llevar a cabo la gestión comercial de tu empresa.
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